Principal O Negócio 10 dicas para aproveitar ao máximo as reuniões de negócios da sua empresa

10 dicas para aproveitar ao máximo as reuniões de negócios da sua empresa

reuniões de empresas dicas ideias para quebrar o geloAs reuniões podem ser uma parte integrante do fluxo de trabalho - mas também podem ser uma parte temida do dia. Reuniões mais produtivas significam mais tempo para melhorar sua estratégia e os resultados de seu negócio. Experimente estas 10 dicas para começar.

  1. Preparar, preparar, preparar - O velho lema dos escoteiros também é válido no mundo corporativo. Além de uma agenda bem elaborada, considere estas questões ao planejar:
    • De quais ferramentas você precisa para aproveitar ao máximo esta reunião? Uma apresentação / projetor em PowerPoint? Uma apostila? Um quadro branco? Vídeo?
    • Quem deve estar nesta reunião? Tenha cuidado com quem você pede para participar. Por um lado, você não quer perder o tempo de ninguém. Por outro lado, você não quer deixar ninguém de fora que terá que ser pego mais tarde. Dica genial : Comece com o pé direito com estes 20 quebra-gelos rápidos para reuniões .
  2. Mantenha as reuniões regulares dentro do cronograma - Ter um esboço ajuda a manter as coisas no curso para essas reuniões semanais. Avalie o que realmente precisa ser tratado com todo o grupo e elimine qualquer coisa que possa ser tratada individualmente depois. Lembre-se, embora as reuniões regulares devam permitir a interação pessoal, certifique-se de que isso não atrapalhe a agenda. Ninguém quer ficar lá mais tempo do que o necessário - mesmo o colega de trabalho que adora jogar seus dois centavos. Dica genial : Reduza o número de anúncios e inclua-os em um boletim informativo semanal por e-mail.
  3. Reúna todos em uma sala - À medida que as empresas se espalham com pegadas globais e mais trabalhadores remotos, é mais difícil colocar todos na mesma sala para uma conversa cara a cara. Tente evitar a armadilha de 'chamar' - as pessoas nem sempre prestam atenção. Em vez disso, use a tecnologia para vídeo interativo de suas reuniões. Estudos mostram que há uma diferença entre apenas ligar para uma reunião e realmente ver o rosto das pessoas.
  1. Mudar as coisas - Isso é especialmente verdadeiro para reuniões semanais. Mesmo se você tende a cobrir um território semelhante a cada semana, mude a ordem - ou quem fala mais. Reveja suas apresentações anteriores e elimine tudo que não funcionou bem. Aceite sugestões de funcionários e realmente as implemente.
  2. Considere uma reunião informal - Institua uma reunião 'stand-up' mensal - possivelmente até na sala de descanso ou em um lounge com sofás. Se você não precisa de todos, tente evitar a sensação estéril e forçada da sala de conferências e procure um ambiente mais informal no escritório. É melhor reservá-los para anúncios menores ou um ambiente casual para obter feedback dos funcionários ou ideias de brainstorming.
  3. Entre no calendário - Consistência é o melhor. Por exemplo, nas redações, sempre há uma reunião editorial logo no início da manhã, no mesmo horário. Quando os funcionários sabem o que esperar e a que horas estar presentes, eles podem estar preparados. Agendar reuniões de última hora pode ser um progresso lento e frustrante. (Se alguém já tiver uma reunião importante com o cliente agendada, forçá-lo a reagendar no último minuto não é bom para ninguém.) Dica genial : Crie uma programação de reserva de sala de conferência com um inscrição online .
  4. Forneça incentivos - Embora você encontre empresas que oferecem grandes incentivos para participar de certas reuniões - pense em ingressos para os melhores shows da Broadway - você não precisa ser tão extravagante. Misture as coisas com um almoço e aprenda os itens do café da manhã em uma reunião mais cedo. Você também pode oferecer reconhecimento aos funcionários com mensagens regulares de 'trabalho bem feito', em que os funcionários reconhecidos podem sair meia hora mais cedo naquele dia. Dica genial : Tente esse 51 ideias de reconhecimento e valorização de funcionários em sua próxima reunião.
  1. Escolha um local externo - Se você estiver planejando uma reunião extensa - como uma sessão de brainstorming de um dia inteiro que enfoca o lançamento de um novo produto importante - tire todos da zona de conforto e em um novo ambiente. Uma mudança de perspectiva pode fazer bem a todos. Não tenha medo de mudar suas reuniões regulares também. Levar sua equipe rua abaixo até um café local para sua sessão mensal de estratégia será bem-vindo.
  2. Não corra quando a reunião acabar - Às vezes, as melhores coisas acontecem de improviso no ambiente mais casual que acontece quando as pessoas estão se levantando, se arrastando para ir embora. Não saia da reunião imediatamente, em vez disso, fique atento e ouça o que está sendo dito. Este também é um bom momento para os funcionários abordarem um gerente para obter esclarecimentos ou maiores explicações sobre um tópico abordado no ambiente mais formal.
  3. Às vezes, a resposta é NÃO ter uma reunião - Se você simplesmente precisa informar ou atualizar as pessoas sobre algo que está acontecendo com a empresa, talvez seja possível explicitar tudo por e-mail. As reuniões são importantes por causa do dar e receber - o brainstorming que acontece quando as pessoas estão todas juntas em uma sala. Mas se a reunião não é o objetivo de compartilhar ideias, pense em outra maneira de deixar todos informados. (A menos, é claro, que seja um anúncio verdadeiramente importante da empresa.)

Defina o objetivo da sua reunião e comece a partir daí. Quanto mais pensamento e intenção você dedicar ao seu tempo com os colegas de trabalho, mais produtivo e bem-sucedido você será.



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Michelle Boudin é repórter da NBC Charlotte e redatora freelance.


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