Principal Organizações Sem Fins Lucrativos 40 ideias para criar e promover seu relatório anual para organizações sem fins lucrativos

40 ideias para criar e promover seu relatório anual para organizações sem fins lucrativos

relatório anual sem fins lucrativos layout de conteúdo dados gráficos doadores voluntáriosTodos os anos, as organizações sem fins lucrativos têm a oportunidade de atualizar seus doadores e o público em geral sobre seu progresso, realizações e finanças em seu relatório anual. Alguns divulgam o relatório no ano novo e outros no final de um trimestre significativo. Um relatório é uma excelente oportunidade para mostrar às pessoas como você está cumprindo sua missão por meio de histórias, estatísticas e fotografias. Experimente essas idéias para criar e promover seu próximo relatório anual.

Primeiros passos: planejamento e gerenciamento de projetos

  1. Público - Primeiro, considere o seu público. Os relatórios anuais são geralmente redigidos de duas maneiras. Você está falando com o público em geral ou especificamente com doadores? A linguagem que você usa em seu relatório deve refletir seu público. Se o relatório for para doadores, certifique-se de que aborda questões relevantes e responde a perguntas. Se você o projetar para o público em geral, a linguagem deve ser informativa e fácil para qualquer pessoa entender e ler.
  2. Orientado por doadores Língua - Se o relatório for específico do doador, concentre-se na gratidão usando uma linguagem que reflita o envolvimento e as contribuições. Por exemplo, 'Você ajudou a tornar possível a seguinte iniciativa ...' Esforce-se para criar uma peça que seus doadores gostariam de deixar em sua mesa de centro para compartilhar com outras pessoas. Os doadores devem entender o objetivo de sua organização e que as realizações da organização sem fins lucrativos também são suas realizações. Lembre-se de que os doadores geralmente contribuem de várias maneiras, não apenas financeiras.
  3. Orientado ao público Língua - O público em geral deve ser capaz de ler o relatório e compreender facilmente a visão da organização sem fins lucrativos e, especificamente, como essa missão foi cumprida ao longo do ano. Evite linguagem específica que só faça sentido para doadores ou iniciados.
  4. Despesas - Defina o orçamento do projeto e como você o alocará ao elaborar o relatório anual. O orçamento ajudará a definir o formato e os recursos.
  5. Planejar com antecedência - Crie um cronograma detalhado do projeto e um sistema para monitorar o progresso do relatório. Pesquise as opções de terceirização e inclua-as no cronograma geral. Você dará ao seu público a escolha de como visualizar o conteúdo no celular ou desktop, vídeo ou postagem de blog? Você criará um link para ele em seu aplicativo ou em uma campanha de e-mail? Planeje de acordo.
  6. Escala para aumento de escopo - O aumento do escopo ocorre quando o cronograma geral e o plano de seu projeto se expandem enquanto o projeto está em andamento, mudando assim o resultado geral ou entrega. No mundo do gerenciamento de projetos, o aumento do escopo é um problema comum e serve bem aos membros da equipe para percebê-lo e até mesmo planejá-lo. Quando você perceber essa mudança, reserve um momento para entrar na mesma página com sua equipe e definir explicitamente o que as mudanças do projeto significarão para o cronograma geral.

Tudo sobre óptica: escolha seu formato

  1. Formato Curto - Os relatórios anuais curtos têm no máximo três a quatro páginas e constituem um breve artigo para lançar os resultados de missão crítica de sua organização. Relatórios curtos destacam informações de nível estratégico e presumem que as pessoas já conhecem os meandros da organização. Inclua informações sobre onde seu público pode ir para encontrar informações mais detalhadas.
  2. Formato Longo - Relatórios longos têm mais de cinco páginas, contêm uma variedade de conteúdo e tendem a incluir pontos de informação e inspiração por meio de uma história. Considere incluir um índice para que as pessoas possam consultar rapidamente as seções que estão mais interessadas em revisar.
  3. Considere Multimídia - Para se destacar de outras organizações, pense em um formato não tradicional para o seu relatório. Escolha uma forma de mídia exclusiva e fiel à sua organização sem fins lucrativos - como um vídeo daqueles que você está ajudando no exterior ou um ensaio fotográfico incluindo um estudo de caso local. Se a sua organização tem um podcast, planeje passar algum tempo compartilhando resultados e histórias do relatório. Personalize o formato de acordo com sua organização e limitações de orçamento. Por exemplo, se você for um órgão ambiental, talvez possa imprimir alguns relatórios sobre madeira ou materiais reciclados.
  4. Faça arte - Escolha um tema ou plano de design que corresponda ao seu setor. Por exemplo, uma organização sem fins lucrativos voltada para a fotografia pode criar seu relatório anual no verso de uma série de suas fotografias originais. Como um bônus adicional, os doadores podem manter e enquadrar o relatório como uma obra de arte para suas casas.
  5. Layout Visual - Decidir as cores do template e o formato final (impresso ou digital). Qual versão do seu logotipo você usará? Separe blocos de texto com imagens e citações destacáveis ​​listando estatísticas, gráficos ou estudos de caso. Use infográficos interativos ou cronogramas animados para ilustrar estatísticas e marcos e torná-los mais fáceis de ler. Lembre-se de que o espaço em branco é seu amigo. Você deseja usar um conteúdo excelente e mantê-lo curto enquanto exibe seus melhores resultados.
  6. Fotografias - Use fotografias artísticas (em vez de texto) para envolver o leitor e contar sua história. Pesquise sites que oferecem imagens gratuitas ou de baixo custo ou considere a compra de imagens de um fotógrafo local em sua área. Veja cada página de seu relatório como um bem real e torne o conteúdo significativo e atraente.
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Criação de conteúdo: o que incluir

  1. Conte a história completa - Em um relatório de formato longo, conte uma história abrangente da primeira à última página. As histórias são o que capturam e envolvem o coração das pessoas, não apenas suas mentes. Coloque sua melhor fotografia na capa e certifique-se de que todos os estudos de caso incluam uma fotografia. Se você estiver imprimindo e encadernando o relatório, converse com sua impressora sobre a resolução da foto e as opções de impressão digital e impressora cromada. Para garantir que você alcance seus objetivos gerais, reserve um momento para fazer o storyboard do relatório completo antes de escrever e coletar o conteúdo. Esclareça o 'porquê' do relatório e de sua organização como um todo e deixe-o claro.
  2. Comemoro - Faça sua reportagem comemorativa. O relatório anual é uma grande oportunidade para comemorar as conquistas do ano passado. Às vezes, aprender significa aprender com o fracasso e também com o sucesso. Fique com uma linguagem positiva e observe como ela faz a diferença.
  3. Admitir Falha - Esteja disposto a observar falhas, se aplicável. Por exemplo, 'Nós tentamos o X e não funcionou, mas aprendemos o X com ele, então ele avançou nossa causa.' A maioria dos doadores aceita riscos calculados. Apenas seja honesto sobre isso e observe como você aprendeu com isso.
  4. Estudos de caso - Inclua pelo menos um estudo de caso ou história de impacto do campo. As pessoas devem se sentir inspiradas depois de lê-lo e prontas para agir. Além disso, seja curto para que as pessoas possam lê-lo.
  5. Carta do Presidente - Inclua uma carta sincera de seu presidente ou CEO. Isso deve incluir aquilo de que ele mais se orgulha no ano passado e sua visão para o próximo ano.
  6. citações & Endossos - Inclua citações de beneficiários quando possível e endossos de pessoas que você atendeu. Ele conecta o leitor aos beneficiários e dá vida à missão da organização. Use citações e endossos de pessoas de alta consideração que se alinham com a missão e visão da sua organização sem fins lucrativos.
  7. Declarações de missão e visão - Inclua sua declaração de missão e / ou visão e, em seguida, certifique-se de que seu relatório anote como você está cumprindo essa visão e missão. Mostre resultados concretos, bem como narrativas inspiradoras. Isso deve ajudar seu público a entender o problema que sua organização sem fins lucrativos está trabalhando para resolver e o que ela está fazendo para ajudar.
  8. Diversidade - Verifique suas imagens e conteúdo para ter certeza de que está usando uma linguagem inclusiva que agradará a uma variedade de leitores. Seu conteúdo e imagens devem refletir a população que sua organização sem fins lucrativos atende.
  9. Considere os direitos autorais - Cite as fontes necessárias para citações ou dados em seu relatório e forneça crédito para fotos ou conteúdo emprestado. Pesquise as leis de direitos autorais do seu setor para ter certeza de que seu projeto segue o protocolo.
  10. Informações de Contato - Forneça as informações de contato da sua organização sem fins lucrativos na parte inferior do relatório, incluindo endereço para correspondência, número de telefone, site e identificadores de mídia social. Se as pessoas estiverem prontas para doar depois de ver o relatório, certifique-se de que você tenha um caminho passo a passo para que façam isso.
  11. Agências de Acreditação - Liste todas as agências de acreditação às quais você também pertence, como o Better Business Bureau ou Charity Navigator. Planeje entregar uma pilha de relatórios de impressão a eles para exibição.

Movimentos de dinheiro: detalhes financeiros

  1. Compromisso com a Transparência - Faça relatórios com precisão e torne as finanças fáceis de ler. Use um gráfico de pizza com uma chave de fácil leitura para o resumo financeiro geral e deixe as pessoas saberem onde podem acessar relatórios anuais anteriores ou anos 90. Mostre quanto do orçamento está indo para a administração e quanto está indo para os custos do programa.
  2. Gráficos - Use gráficos para comparar os números aos fatos em tempo real. A maioria das pessoas folheia os relatórios anuais, então destaque qualquer coisa de grande importância. Para as pessoas que desejam se aprofundar, certifique-se de que sua divisão de atividades, ganhos e outras receitas sejam claras. Uma apresentação de slides é um formato excelente para exibir tabelas e gráficos.
  3. Impacto das finanças - Explique o impacto e como as vidas mudaram. Você deve ter vários marcadores e gráficos aqui com números fáceis de ler, gráficos simples e fotos. Por exemplo: '1.000 crianças receberam aulas particulares, cuidados e lanches nutritivos em nosso programa pós-escola no ano passado.' Tente incluir 5 destaques principais. Se você incluir mais do que isso, as informações começam a se perder. Use gráficos para mantê-lo visualmente interessante.
  4. Verificando os fatos - Verifique e verifique todas as estatísticas e aspas, bem como a ortografia dos nomes usados ​​no relatório. Planeje várias fases de revisão para que várias pessoas possam verificar se há erros.

Foco no propósito: agradecer aos colaboradores e à visão do elenco

  1. Equipe - Apresente as pessoas à sua equipe ou à equipe executiva de organizações maiores. Isso pode estar em uma barra lateral ao lado de outras informações pertinentes. Em um relatório informal, você pode compartilhar fatos bobos sobre os membros da equipe. Para uma introdução mais formal, compartilhe fotos e uma breve biografia.
  2. Conselho Administrativo - Inclua nomes e funções dos membros do conselho. Planeje dar a cada membro do conselho uma pilha de relatórios impressos para compartilhar com os amigos. Não se esqueça de agradecer ao conselho administrativo por seu serviço e pelas muitas maneiras como contribuem para a organização em geral.
  3. Destaque do doador - Algumas grandes organizações sem fins lucrativos gostam de destacar os principais contribuintes. Você pode listá-los em uma barra lateral ou ter caixas de destaque de doadores com histórias curtas para cada um.
  4. Notas de Obrigado - Considere incluir notas de agradecimento dos membros da equipe em todos os níveis: diretores, editores, conselho, administração. Isso adiciona um elemento pessoal diferente para ajudar a fortalecer a conexão entre doadores e funcionários.
  5. Fotos cândidas - Considere incluir fotos divertidas nos bastidores ou espontâneas. Isso ajuda os doadores a entender e conhecê-lo melhor e se sentir mais envolvido. Essas imagens podem funcionar como postagens de mídia social para promoção de relatórios.
  6. Uma Visão para o Futuro - A maioria dos relatórios anuais destaca o que aconteceu no ano anterior, mas também considere destacar sua visão para o próximo ano, três anos ou cinco anos. Isso dá um motivo convincente para que os doadores continuem investindo na organização.

Divulgue: como promover

  1. Ajustar ao formato - Personalize o plano de promoção com base no formato do seu relatório. Por exemplo, se você estiver revelando uma página da web específica ou uma nova seção do site com informações de relatório sobre ela, você desejará testá-la e resolver os bugs antes de torná-la pública. Quando estiver pronto, envie um e-mail para seus doadores com o link relevante ou uma visualização para incentivá-los a clicar e ler mais. Se você estiver criando uma peça impressa, planeje disponibilizá-la como PDF e como cópias impressas. O PDF também deve estar disponível para visualização e download em seu site. As cópias impressas podem ser em formato de livreto, folheto ou pôster.
  2. Embalagem - Envie relatórios anuais a todos os doadores com uma carta de agradecimento. Se enviar uma cópia impressa, considere a embalagem / correspondência original que seja exclusiva da sua organização sem fins lucrativos. Além disso, considere para quem você está enviando. Muitos doadores mais jovens preferem cópias eletrônicas e os doadores mais velhos preferem cópias impressas. Nem sempre é o caso, por isso é essencial conhecer seus doadores e o que eles preferem.
  3. Conteúdo de mídia social - No início do cronograma do projeto, considere escrever conteúdo de mídia social para os canais que você usará para promover o relatório.
  4. Planeje um evento - Combine o lançamento de seu relatório anual com um evento que sua organização já está realizando, como um jantar de agradecimento a um voluntário ou uma festa de aniversário da empresa. Não tem um próximo evento? Planeje um e comemore o trabalho árduo que sua organização realizou este ano. Certifique-se de que os membros do conselho vejam o relatório antes do evento para que possam consultá-lo ao conversar com funcionários e voluntários.
  5. Entregar em mãos - Quando possível, entregue em mãos relatórios anuais impressos. Adiciona um toque pessoal e dá aos doadores a oportunidade de se envolver e fazer perguntas.
  6. Chamada de conferência - Algumas organizações sem fins lucrativos estão reservando relatórios formais para uma teleconferência nacional onde o CEO ou diretor executivo conduz uma discussão com as partes interessadas e doadores sobre o progresso e o impacto do último ano. Isso fornece discussão pessoal, a opção de perguntas e respostas e informações em tempo real.
  7. Multimídia Interativa - Além das opções digitais, algumas organizações sem fins lucrativos estão criando páginas da web interativas para seus relatórios anuais que carregam estatísticas em tempo real ou envolvem animação para infográficos. Envie links para doadores atuais e potenciais e inclua em postagens de mídia social. Ganhe força em sua comunidade lançando o relatório para a mídia local.

Você e sua equipe terão prazer em criar seu relatório anual ao se lembrar e comemorar o ano passado. Deve ser encorajador para funcionários, doadores e voluntários ver seu impacto e servir como uma ferramenta para impulsionar sua organização para frente. Lembre-se de que também se tornará um recurso valioso para cultivar novas parcerias. Aproveite como você lembra e celebre!



Andrea johnson é texana nativa que agora mora em Charlotte, N.C., com o marido e duas filhas. Gosta de corrida, fotografia e bom chocolate.


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