Principal Organizações Sem Fins Lucrativos 50 dicas para organizar voluntários

50 dicas para organizar voluntários

coordenador voluntário check-inQuer você seja um diretor sem fins lucrativos, um presidente de PTO ou um líder de equipe no trabalho planejando um projeto de serviço comunitário, você será encarregado de recrutar, organizar e reconhecer os voluntários. Essas dicas ajudarão a tornar sua coordenação voluntária fácil e bem-sucedida.

Recrutamento Táticas

Reunir pessoas para ajudá-lo em seu evento é uma das partes mais demoradas e cruciais de qualquer evento de sucesso.



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  1. Pergunte cedo - Comece a perguntar assim que souber a data do seu evento. Isso pode ser para a visitação pública de sua escola, uma reunião de pais de uma equipe esportiva ou um retiro de um grupo de jovens.
  2. Pergunte frequentemente - Peça ajuda ao longo do ano. Se as pessoas não puderem ajudar em seu primeiro evento, elas podem ajudar na próxima vez. Pergunte mais de uma vez também. Eles podem ter alguma mudança em seus calendários que lhes permite participar.
  3. Comece pequeno - Comece perguntando ao seu grupo de colegas e amigos que foram voluntários com você em eventos no passado. São pessoas 'treinadas' que também podem ajudar a espalhar a palavra.
  4. Pergunte diretamente - Pergunte às pessoas cara a cara o que você gostaria que elas fizessem. É difícil recusar alguém quando ele arranjou tempo para falar com você.
  5. Seja específico - Articule exatamente como será o trabalho de um voluntário. As pessoas gostam de saber os detalhes do que farão - vender ingressos, fabricar cones de neve, conduzir passeios, etc. Se for necessário um treinamento especial antes do evento, comunique esses requisitos de tempo claramente.
  6. Mostre Paixão - Compartilhe seu entusiasmo pelo evento, explicando porque é uma boa causa. Vá além de 'precisamos do dinheiro'. Demonstre como a causa ajuda a comunidade.
  7. Acompanhamento com os participantes do evento - O planejamento para o próximo ano começa na conclusão do seu evento. Os participantes podem ter um interesse especial pela sua causa e querer ajudar a tornar o evento do próximo ano ainda melhor.
  8. Procure por pessoas que já estão comprometidas com sua causa - Considere perguntar às pessoas que são voluntárias em eventos semelhantes se elas estariam interessadas em ajudar sua causa.
  9. Amplifique seus esforços - Pergunte aos voluntários se eles têm amigos que gostariam de se juntar a eles ou se podem pensar em algum contato que possa gostar desse tipo de trabalho voluntário. Acompanhe obtendo suas informações de contato.
  10. Torne a visão clara - Comunique o objetivo do evento. Compreender o quadro geral ajuda os voluntários a ver onde se encaixam e a avançar na missão geral.

Formulário de folha de inscrição de voluntário online

Ferramentas para usar para recrutamento

Maximizar sua base de voluntários é a chave para planejar eventos de sucesso. Pergunte às pessoas de tantas maneiras e lugares diferentes quanto você puder pensar para alcançar as partes mais interessadas.

  1. Experimente o email - Vá até seu próprio diretório de e-mail e envie em massa 'Vamos trabalhar juntos!' mensagem para voluntários. Compartilhe os fundamentos do evento - data, hora, local, causa - e descreva as necessidades específicas, como configuração de decorações, assistência em estandes de concessões ou limpeza de lixo.
  2. Envie uma chamada anual para obter ajuda - Usar uma chamada anual de ajuda pode ser eficaz. Detalhe todas as necessidades que o grupo espera ter para o ano. Considere uma mensagem telefônica uma vez por ano perguntando a seus voluntários como eles podem ajudar ao longo do ano.
  3. Envie um boletim informativo - Muitas empresas, escolas e grupos de incentivos têm um boletim informativo agendado regularmente. Alguns são eletrônicos e outros são enviados por correio tradicional. Inclua suas informações de contato para que voluntários interessados ​​possam entrar em contato diretamente com você.
  4. Use DesktopLinuxAtHome - Publicar um link de inscrição em sua página de mídia social, site ou através de QUALQUER canal de comunicação ajuda a espalhar a palavra. A melhor parte? Todas as responsabilidades e opções podem ser definidas de antemão, para que os voluntários saibam exatamente o que é necessário e quando. Descubra como começar AQUI.
  5. Deixe uma mensagem de voz - Muitas empresas e escolas têm um sistema de alerta de mensagem de voz automatizado. Pergunte a um administrador se uma 'chamada geral' pode passar por este sistema solicitando voluntários, bem como compartilhando informações sobre o evento.
  6. Criar uma mala direta anual - Muitos grupos enviam uma mala direta para os beneficiários de seus esforços voluntários. Coloque uma folha de Solicitação de Voluntário - uma folha de uma página que lista os trabalhos voluntários, prazos e descrições - na correspondência para conclusão e devolução.
  7. Participar de reuniões - Peça para ser colocado na agenda da sua empresa, organização ou reunião de PTO. Tenha uma prancheta para coletar informações de contato de acompanhamento. Tenha suas informações de contato impressas na agenda para que os voluntários interessados ​​possam contatá-lo facilmente.
  8. Organize uma reunião de interesse - Planeje uma ou várias reuniões de interesse onde voluntários em potencial possam aprender mais sobre sua organização, ouvir sobre o evento específico e entender mais sobre as expectativas dos voluntários. A maioria das pessoas agradece por um modelo ou 'plano de jogo' antes de se voluntariarem.
  9. Envie um formulário de feedback - Envie um formulário de feedback aos voluntários após o seu evento, agradecendo-lhes pela ajuda. Pergunte se eles estariam interessados ​​em ajudar novamente no próximo ano e você estará à frente do jogo.
  10. Gere um relatório final - Inclua os nomes e informações de contato dos principais voluntários em seu relatório final. Ao entregar seu relatório final ao próximo líder, incentive-o a procurar esses nomes como ajudantes-chave nos próximos anos. Deixe as pessoas saberem que serão solicitados a ajudar novamente!

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Fornece opções

Os voluntários virão de origens diferentes com uma variedade de habilidades. Ter muitas opções disponíveis significa que mais pessoas podem se envolver. Aqui estão algumas idéias.

  1. Considere as necessidades técnicas - Precisa de uma atualização do site, reformulação do banco de dados de contato, ajuda de mídia social ou design gráfico? Se você identificar um voluntário com experiência em tecnologia, faça bom uso desse conjunto de habilidades! Além disso, muitas dessas tarefas podem ser realizadas fora do local e com a disponibilidade do voluntário em mente.
  2. Solicite doações em espécie - O que é um ótimo almoço de professor sem comida? Uma barraca de concessão sem bebidas engarrafadas? Dê às pessoas a opção de serem voluntárias, fornecendo um item doado. Fornece horários e locais de entrega.
  3. Envolva Membros da Família - Inclua sua família no esforço voluntário. Dê aos voluntários a opção - e torne isso viável - de trazer crianças com eles enquanto são voluntários. Incentive o cônjuge a trabalhar com eles.
  4. Ofereça oportunidades pré-evento - Ofereça algumas opções que requerem um menor comprometimento de tempo antes do evento. Por exemplo, há uma sessão de pintura para fazer banners ou uma linha de montagem para encher sacolinhas? Você precisa de cópias?
  5. Fornece uma opção de dinheiro - Entenda que algumas pessoas preferem dar dinheiro do que tempo. Ofereça uma 'compra' do tempo de voluntariado. Por exemplo, um pai pode enviar um cartão-presente para o almoço em vez de um prato coberto para uma festa.
  1. Ofereça a oportunidade de aprender algo novo - Incentive os voluntários a tentar algo diferente! Só porque você é um contador, não significa que você tenha que ser o vendedor dos ingressos. Sempre se perguntou como a pipoca era feita? Assine para concessões.
  2. Crie um ambiente para conhecer novas pessoas - Faça rodízio de pessoas em diferentes empregos para que tenham a chance de conhecer outros voluntários e participantes.
  3. Coloque o poder da amizade em bom uso - Dê às pessoas a chance de se inscreverem como voluntários ou liderar com amigos. Eles terão um tempo social juntos enquanto ajudam uma boa causa.
  4. Manter a flexibilidade Lembre-se de que muitas vezes as pessoas desejam participar de alguma forma do evento, embora sejam voluntárias. Eles poderiam distribuir programas com antecedência e ainda assim participar? Pense em outras opções.
  5. Pergunte sobre as preferências - Lembre-se de que você precisa de todos os tipos de pessoas - líderes, seguidores, voluntários orientados para os detalhes e abrangentes. Pergunte sobre interesses desde o início para que você tenha uma mistura de pessoas e conjuntos de habilidades.

Coordenação de Eventos

Mesmo que você tenha uma lista interminável de voluntários, se não souber como agendá-los e utilizá-los com eficácia, com certeza encontrará muitos outros obstáculos ao longo do caminho.

  1. Determine o que você precisa para o evento -
    PARA EVENTOS ANUAIS: Verifique os registros anteriores. Encontre um relatório final ou obtenha registros de um ano anterior para verificar as necessidades dos voluntários.
    Para NOVOS EVENTOS: Determine as metas gerais. Certifique-se de ter uma visão abrangente definida e compartilhe-a com sua base de voluntários-chave. Certifique-se de que todos entendam o objetivo principal.
  2. Analisar a logística do evento - Determine quais áreas precisam ter comitês ou presidentes. Por exemplo, a fotografia de beisebol pode ser um comitê de um, enquanto o registro de caminhada / corrida 5K provavelmente precisa de uma cadeira e três a quatro membros da equipe no local.
  3. Criar descrições de trabalho - Determine o que cada função do voluntário precisa realizar e como isso será realizado. Tente condensar as descrições em duas ou três frases.
  4. Coloque voluntários em áreas que combinem com seus talentos - Deixe que as pessoas se inscrevam para o que desejam - mas peça que mudem para outra área se você acha que farão um trabalho melhor lá. Por exemplo, uma pessoa bem-humorada é melhor vendendo ingressos do que pipoca.
  5. Forneça informações completas - Crie um site ou folheto que tenha suas informações de contato e informações importantes sobre o evento.
  6. Traje de voluntário coordenado - Escolha o traje ou equipamento que combine com você. Use roupas exclusivas ou com cores combinadas. Isso ajuda você a ser facilmente identificado como um voluntário em seu evento, bem como a criar voluntários unidos.
  7. Enviar lembretes - Envie lembretes aos voluntários vários dias antes do evento. DesktopLinuxAtHome torna a vida mais fácil, enviando lembretes automáticos para membros do grupo que se inscreveram. Bônus: os organizadores podem enviar e-mail do site para notificar seus voluntários sobre mudanças ou atualizações.
  8. Estabelecer detalhes de check-in - Comunique um horário e local claros onde os voluntários devem fazer o check-in. Lembrete: certifique-se de que os voluntários saibam onde estacionar o carro.
  9. Comunicar Logística - Diga aos voluntários quaisquer regras que eles devem seguir, como se podem comer ou beber no trabalho. Informe onde ficam os banheiros e onde ficarão durante o evento.
  10. Escreva o relatório final - Comece a preencher os espaços em branco para seu relatório final. Isso permite que você observe melhorias e sucessos à medida que avança, bem como preparar algo para a próxima pessoa liderar.

Voluntário obrigado agradecimento inscreva-se



Diga obrigado

Os voluntários fazem o trabalho porque querem apoiar a causa, mas eles se sentem verdadeiramente apreciados e valorizados quando você reserva um tempo para AGRADECER! Além disso, aumenta as chances de eles ajudarem novamente.

  1. Expresse gratidão no evento - Faça questão de passar e agradecer pessoalmente ao maior número de voluntários possível durante o evento. Essa conexão impressiona e é importante.
  2. Enviar um email - Escreva um breve e-mail de acompanhamento em 48 horas para dar um tapinha nas costas rápido e sólido. Se estiver usando o DesktopLinuxAtHome, você pode até enviar um e-mail de agradecimento diretamente do seu cadastro. Considere adicionar uma data para o evento do próximo ano.
  3. Escreva uma nota - Aproveite e coloque a caneta no papel. Mesmo nesta era de tecnologia, as pessoas apreciam o gesto.
  4. Incluir em um Boletim Informativo - Coloque um artigo no próximo boletim informativo regular ou tenha uma pequena seção 'Grite' onde você pode colocar os nomes dos voluntários para reconhecimento.
  5. Publique no site do seu evento ou nas redes sociais - Se a sua escola ou organização tem um site, coloque uma lista de OBRIGADO das famílias, pais ou membros que ajudaram.
  6. Planeje um evento de agradecimento de voluntário - Organize uma reunião pós-evento para comemorar. Os voluntários podem compartilhar histórias e relembrar sobre um trabalho bem executado.
  1. Compile uma revisão pós-evento - Reúna-se para conversar com seus voluntários. Solicite prós e contras e faça um brainstorm de outras idéias, temas ou melhorias. Convide todos os voluntários para comparecer. Isso pode ser um caso formal ou uma reunião rápida nas arquibancadas após o jogo de beisebol.
  2. Dê um presente tradicional a cada ano - Comece a tradição de dar um presente, como uma placa, um pedaço de cristal ou um certificado emoldurado, para presidentes de comitês ou voluntários líderes. Até mesmo uma bugiganga, como um pingente para uma pulseira, ajudará a reconhecer seus melhores voluntários.
  3. Considere benefícios de voluntário - Dê extras aos voluntários, como camisetas, sobras de flores da decoração da mesa, cupons para o pula-pula ou uma bebida.
  4. Distribua prêmios de prato de papel - Crie uma tradição de distribuição de prêmios não tradicionais. Algumas idéias: Um prêmio Língua de Prata para alguém que teve que falar inesperadamente ao microfone ou The Clutch para alguém que impediu uma mesa de leilão silenciosa de tombar.

O planejamento de eventos e a organização de pessoas podem parecer opressores, mas ter um plano o salvará de muitas dores de cabeça. Do começo ao fim, pense em seus voluntários e na melhor forma de aproveitar seus talentos. A melhor maneira de começar a planejar seu próximo evento é navegando com sucesso no atual.

Betsy Biederstedt é uma diretora de escola aposentada que equilibra seu tempo agora como assistente administrativa doméstica para as muitas atividades de sua família.


DesktopLinuxAtHome facilita a organização de organizações sem fins lucrativos.


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