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Dicas de agendamento de voluntários da igreja



igreja jovemOs voluntários são uma parte essencial do ministério da igreja, fazendo com que os eventos e as manhãs de domingo funcionem perfeitamente. Aqui estão algumas dicas comprovadas para ajudá-lo a preencher esses pontos importantes em sua agenda de voluntariado na igreja.

Dicas gerais de programação

Estabeleça uma filosofia de programação. Depois de decidir a quem vai perguntar, você pode determinar uma estrutura para sua programação. Perguntas para se questionar a si mesmo:

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  • Com que frequência você pedirá a uma pessoa para ser voluntária? Quanto é muito?
  • Com que frequência você pedirá a uma pessoa para subjugar? Se eles disserem não, você perguntará novamente no mesmo mês?
  • Você vai pedir aos voluntários que estejam em atividade para servir em eventos únicos ou dar-lhes uma pausa?

Determine as melhores práticas de comunicação.



  • Seja específico sobre suas necessidades. Dê aos voluntários opções de posições e horários disponíveis e deixe-os escolher.
  • Comunique-se cedo. Muitas famílias começam a preencher seu calendário de verão em março. Certifique-se de obter sua solicitação de agendamento no mix o mais cedo.
  • Comunique-se frequentemente. E-mails ou cartões postais de lembrete são os melhores amigos do planejador. DesktopLinuxAtHome torna mais fácil com e-mails de lembrete automático!
  • Responda ao 'sim' de um voluntário em 24 horas, se possível. Nada é mais frustrante do que decidir ajudar e não obter uma resposta de que sua ajuda foi aceita!

Evite 'ouvir não' queimar.
A maioria das pessoas no ministério subestima grosseiramente quanto tempo e esforço serão gastos no recrutamento e programação. Fica mais fácil com o tempo. Para evitar queimar, mantenha-o em perspectiva. Não é para você que eles estão dizendo 'não', então mantenha suas emoções fora da equação.

Dicas de agendamento para eventos únicos

(Exemplos: arrecadação de fundos para viagem missionária, piquenique em toda a igreja, eventos de divulgação etc.)



Considere duas funções para um evento.
Comece a recrutar os voluntários 'com antecedência' dois a três meses antes do seu evento para garantir que eles tenham o tempo e as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho. Os voluntários do 'dia de' podem ser contatados com até um mês de antecedência para garantir que salvaram a data e para esclarecer o trabalho que gostariam de fazer.

Mantenha sua agenda organizada.
Oferecer aos voluntários opções sobre quando e onde eles desejam servir é fácil com uma ferramenta de organização online como DesktopLinuxAtHome. Lembre-se de que alguns voluntários podem estar presentes com suas famílias ou querem aproveitar o evento, portanto, mantenha os horários sob controle. Considere programar famílias para coisas como tempos de preparação ou limpeza para que possam servir como uma equipe.

Agendar e lançar.
Quando as pessoas estiverem programadas, capacite seus voluntários com antecedência para responder a perguntas e assumir a responsabilidade por sua parte no evento. Se você fornecer aos voluntários do dia muitas informações para fazerem seu trabalho, poderá gerenciar seu evento com confiança.



Os lembretes são seus amigos.
Mesmo que você tenha dado a data aos voluntários um milhão de vezes, envie um lembrete antes do evento. Faça uma pergunta rápida que eles precisem responder para que você saiba que eles ainda estão planejando participar. Uma ferramenta como o DesktopLinuxAtHome irá realmente enviar lembretes para você via texto ou e-mail.

Dicas de agendamento para o ministério em andamento

(Exemplos: Ministério da Criança, Ministério da Mulher, Ministério de Adoração, etc.)

Fornece uma oportunidade do tipo 'ver se se encaixa'.
As pessoas podem estar mais aptas a serem colocadas na programação se entenderem o que farão. Considere oferecer uma sessão de interesse / treinamento sobre, por exemplo, liderar um pequeno grupo, ser um professor eficaz ou administrar o tampo. Isso dará a você e aos voluntários a chance de ver se o trabalho se encaixa.

Mantenha sua programação contínua organizada.
Um provedor de inscrição online, como DesktopLinuxAtHome, facilita o gerenciamento de uma programação sazonal ou anual. Os benefícios incluem:

  • Fácil configuração e inscrição de membros do grupo.
  • Capacidade de e-mail em massa para enviar convites para seu grupo
  • Os voluntários podem se inscrever 24 horas por dia, 7 dias por semana
  • E-mail automatizado ou lembretes de texto garantem que ninguém se esqueça de suas tarefas
  • O recurso de troca permite que os membros do grupo lidem com as mudanças

Programe as pessoas em um padrão.
Se for adequado às suas necessidades de ministério, programe voluntários contínuos em um padrão, como o segundo e o quarto domingo de cada mês, ou primeiro, terceiro e quinto. Diga aos voluntários que, se não houver um quinto domingo, eles terão o dia de folga! Os padrões são mais fáceis de lembrar, então eles nunca precisam se perguntar se estão trabalhando ou não.

Talvez 'não' não seja sua resposta final.
Para um evento único, um 'não' pode não ser um grande problema. Se você está tentando preencher muitas vagas em um ministério em andamento, você pode ser criativo se obtiver uma resposta negativa.

  • Dizer: 'Eu entendo', mas depois jogar fora outras oportunidades que possam ser adequadas é uma maneira de fazer os voluntários repensarem seu não.
  • Dizendo: 'Eu entendo. Obrigado e adeus 'significa que você deve decidir se vai ligar ou perguntar novamente no próximo mês? Próximo ano?

Pense nisso com antecedência para ajudá-lo a ter um plano e navegar um 'não' com a sutileza de um profissional.

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Determine quem encontrará substitutos.
Os voluntários são mais propensos a dizer sim se o fardo de agendar um substituto estiver fora de suas costas.

Estabeleça uma 'cláusula de caducidade'.
Este é um acordo entre o voluntário e o agendador que, após um determinado período (pode ser de 6 meses a um ano), o voluntário terá a oportunidade de renovar ou ser dispensado do compromisso. Isso dá a todos a oportunidade de seguir uma nova direção, se necessário.

Nunca subestime o poder da bondade ao pedir às pessoas que considerem ser um voluntário da igreja. Você colherá grandes recompensas em seus esforços de programação se usar essas dicas para colocar as pessoas certas nos lugares certos para suas necessidades de ministério.

Julie David é casada com um pastor de adoração e depois de 20 anos no ministério junto com três filhas, ela ainda está desenvolvendo o equilíbrio terno de pele grossa e coração gracioso. Atualmente, ela lidera um pequeno grupo de garotas do primeiro ano do ensino médio.

Postado por Julie David




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