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Lista de verificação de planejamento de evento de arrecadação de fundos

Os eventos de arrecadação de fundos podem arrecadar muito dinheiro para a sua organização se forem bem planejados e executados, mas também podem ser demorados e caros. A chave é o planejamento estratégico e definir claramente seu orçamento, propósito e metas com antecedência. Depois de selecionar uma data e criar um plano mestre para o seu evento, é útil criar um cronograma e uma lista de verificação para que você possa se manter atualizado. Boa sorte e divirta-se!

Seis meses fora (ou mais)

  • Definir Objetivo - Antes de começar a planejar, decida o propósito do seu evento. É para arrecadar fundos ou também para educar os doadores sobre a sua organização? Múltiplos objetivos são bons, mas é melhor ter um propósito principal que impulsione o evento. Mantenha seus objetivos principais e secundários em mente ao passar pelo processo de planejamento, para manter o foco no quadro geral.
  • Definir metas e objetivos - Defina as metas e objetivos específicos para o seu evento de arrecadação de fundos. Quanto dinheiro você está tentando levantar? É para uma área ou várias áreas de sua organização sem fins lucrativos, negócio ou grupo? Mantenha sua meta de arrecadação de fundos em mente ao definir seu orçamento.
  • Delegar - Organizações maiores podem ter todo um departamento de planejamento de eventos, o que é um presente. Se for esse o caso, dê à equipe um esboço claro de metas, objetivos e seu orçamento, e deixe-os fazer o planejamento principal. Para o resto de nós, é necessária uma aldeia - ou pelo menos um comitê realmente eficiente. Peça ao seu planejador de eventos ou diretor de desenvolvimento para recrutar um comitê para supervisionar os vários aspectos da arrecadação de fundos. O evento será muito mais tranquilo se houver funções, objetivos e expectativas claros.
  • Direcione seu público - Para determinar quem você está convidando e / ou vendendo ingressos, pense em quem é o seu público-alvo e se o evento é familiar. Isso ajudará a determinar seu tema, comida e atividades. Além disso, se você está convidando todo o seu portfólio de doadores - sejam 100 ou 1.000 pessoas - considere se deseja pedir a eles que convidem amigos.
  • Estimativa de Presença - Estime quantas pessoas você acha que virão com base em quantas você está convidando e no que você sabe sobre sua base de doadores. Isso determinará o preço dos ingressos e o tamanho do local que você precisa localizar. Naturalmente, isso é mais fácil de estimar se for um evento anual.
  • Defina um orçamento - Defina um orçamento realista e trabalhe dentro desses parâmetros. Se for um evento pela primeira vez, você terá que fazer algumas suposições educadas. Converse com outras organizações de tamanho semelhante que realizaram eventos semelhantes e veja se eles têm alguma sugestão de orçamento. Considere os custos do local, comida, taxas de palestrante / viagens / acomodações, banda / DJ, flores, decoração e favores.
  • Definir custo por bilhete - Determine o que você deseja ganhar por ingresso para determinar o custo por ingresso e quantos ingressos você precisa vender. Alguns eventos também têm vários níveis de ingressos e pontos de entrada, como um ingresso para jantar ou bebidas e um ingresso para depois da festa. Você também pode vender ingressos VIP com vantagens especiais, como estacionamento com manobrista e atendimento prioritário.
  • Encontre e reserve um local - Depois de decidir o tamanho e o escopo do seu evento, encontre um local que esteja dentro do seu orçamento e ajude a criar a atmosfera que você deseja na sua festa de arrecadação. Reserve com bastante antecedência e pague todos os depósitos necessários. Se o seu evento for ao ar livre, é bom pesquisar se você precisará de licenças para barracas, animais, som, iluminação, fogos de artifício, etc.
  • Comunicar detalhes - Alerte todas as pessoas adequadas sobre sua arrecadação de fundos, tanto interna quanto externamente. Sua escola, organização sem fins lucrativos ou organização vai querer colocar a arrecadação de fundos no calendário principal e, em seguida, definir um horário para convidar doadores e notificar o público.
  • Recrute patrocínios corporativos - Muitos eventos de arrecadação de fundos envolvem parceiros corporativos que patrocinam uma mesa ou subscrevem uma determinada parte do evento. Formar essas parcerias terá um impacto direto em seu orçamento e em quanto você pode gastar em outras áreas caras, como alimentos. Antes de recrutar, decida como você reconhecerá os patrocinadores. Em programas? Do palco? Em placas?
  • Selecione um tema - Determine o tom e o tema de sua arrecadação de fundos. Alguns eventos são formais e outros casuais. Esses fatores determinarão como você planeja e decora. Eventos temáticos são divertidos de planejar e participar, mas nem todo evento precisa ter um. Às vezes, é melhor manter a simplicidade e não alterar os temas todos os anos. Ao hospedar o 'X Gala Anual para Organizações Sem Fins Lucrativos', você diminui a carga de planejamento sobre sua equipe e voluntários, bem como o dinheiro gasto em novas decorações e gráficos. Dica genial: Experimente um destes 30 temas de eventos de arrecadação de fundos .
  • Determinar a marca - Desenvolva um gráfico correspondente para seu evento para promovê-lo ou decida se você está usando o logotipo de sua organização sem fins lucrativos. Em caso afirmativo, seja consistente com sua marca enquanto adiciona um elemento de interesse visual.
  • Reserve qualquer segurança - Considere se você precisa de agentes de segurança em seu evento e, em caso afirmativo, inclua no seu orçamento.
  • Fornecedores de sinalização e entretenimento - Identifique e reserve seu palestrante, banda / DJ, entretenimento, fotógrafo / cinegrafista e bufê (caso não venha com o local). Assim que os fornecedores confirmarem sua participação, peça a um membro do comitê ou ao departamento de eventos que trabalhe com eles nos preparativos de viagem necessários. Comunique seus objetivos e expectativas para o evento e para o palestrante ou apresentador. Assine todos os contratos necessários e pague todos os depósitos necessários.

Três meses fora

  • Plano de estacionamento - Considere onde as pessoas estacionarão e se você precisa contratar ou recrutar assistentes voluntários. Muitas vezes é útil ter um mapa de estacionamento disponível em seu site e enviar essas informações às pessoas antes da arrecadação de fundos. Se for um evento formal, considere a disponibilidade de estacionamento com manobrista. Dica genial : Adicione anexos às suas inscrições para simplificar os detalhes do evento para os participantes.
  • Não se esqueça das instalações - Não é a coisa mais glamorosa a se pensar, mas certifique-se de traçar uma estratégia de quantos banheiros seu local possui em proporção ao número de participantes. Você pode precisar trazer penicos portáteis.
  • Crie um plano B - Se o seu evento for ao ar livre, tenha um plano B em vigor para chuva, seja uma barraca ou um local alternativo.
  • Encomendar flores - Se você vai levar flores em seu evento, decida quais flores você quer e faça o pedido. Considere o uso de flores da estação na época do evento para economizar dinheiro. A vegetação também é uma opção econômica.
  • Planeje o cardápio - Finalize seu menu com o bufê. Se você for imprimir menus para tabelas, vá em frente e decida o layout e a fonte. Imprima-os agora ou defina um lembrete para imprimi-los em um mês.
  • Anunciar - Três a quatro meses antes é a melhor época para começar a anunciar seu evento para garantir que ele apareça no calendário das pessoas. Você pode compartilhar informações nas redes sociais, por meio de boletins informativos por e-mail e / ou salvar a data - uma cópia enviada pelo correio ou um convite digital.
  • Configurar registro online - Criar um registro online se possível, agilize seus RSVPs e pagamentos em um único sistema.
  • Verificar participantes - Tenha um sistema onde você pode registrar quem está participando e se eles pagaram. Decida se você está enviando ingressos por correio ou por e-mail. Além disso, considere o que você fará se as pessoas que não estão na lista de RSVP aparecerem na noite do evento. Dica genial : Baixe as informações do evento com DesktopLinuxAtHome relatórios personalizados .
  • Convites Alvo - Forneça sua publicidade para seu público-alvo. O que funciona para a geração do milênio não é a mesma abordagem usada com os baby boomers. Não importa o seu público, você deve convencer as pessoas de que o evento vale seu tempo e dinheiro.
  • Convide doadores importantes - Convide pessoalmente seus principais doadores. Nomeie um oficial de desenvolvimento ou outro membro da equipe para ligar e convidar doadores para participar do evento.
  • Base de toque com alto-falante / entretenimento - Trabalhe com o palestrante ou apresentador do evento para confirmar suas expectativas para a noite.
  • Agendar Voluntários - Dependendo do tamanho e escopo do seu evento, considere pedindo a voluntários para ajudar , antes e no dia do evento. Forneça crachás ou camisetas e comida no dia do evento.

Falta um mês

  • Confirme a agenda - Finalize a agenda / cronograma com todos os principais participantes. Certifique-se de que todos os participantes / artistas / apresentadores conheçam a programação e as expectativas. Forneça a eles um ponto de contato se tiverem dúvidas.
  • Enviar convites - Envie convites formais de quatro a seis semanas antes do evento e certifique-se de incluir uma forma de RSVP com um prazo de duas semanas antes do evento para que você tenha uma boa ideia sobre os números.
  • Plano de música ambiente - Decida sobre a música de fundo se uma banda ou DJ não estiver cobrindo isso para o seu evento.
  • Confirmar patrocínios - Confirme todos os seus patrocínios corporativos e privados e informe-os como serão reconhecidos.

Duas semanas fora

  • Organizar Pagamentos - Planeje métodos de pagamento para fornecedores, artistas, fotógrafos e equipe de serviço.
  • Confirme RSVPs - Verifique novamente os números de atendimento com o local e o bufê para ter certeza de que há mesas, cadeiras e comida suficientes. Espere que algumas pessoas não apareçam e outras venham sem RSVPing. Geralmente equilibra, mas é sempre aconselhável ter cadeiras extras e alguns talheres extras.
  • Finalizar planos - Reúna-se com o líder de sua equipe ou presidentes de comitês para revisitar cada área do cronograma do evento. Esta é uma boa oportunidade para preencher lacunas e garantir que todos estejam na mesma página. Certifique-se de desenvolver planos de backup necessários.
  • Plano de comunicações finais - Reúna-se com a banda, mestre de cerimônias, entretenimento e voluntários para fornecer mapas e uma linha do tempo atualizada para a noite.
  • Imprimir lista de convidados e etiquetas de nome - Confirme e imprima a lista de convidados e as etiquetas de nome. Tenha crachás em branco disponíveis para convidados de última hora ou crachás ausentes.
  • Finalizar Assento - Se você designou assentos, confirme a disposição das mesas e o mapa de assentos.
  • Limpeza do Plano - Faça um plano de limpeza e comunique-o à sua equipe para que saibam o que fazer quando o evento terminar. Esclareça o que o local fará e o que sua equipe é responsável por concluir.

O dia anterior

  • Configuração - Se possível, monte o local no dia anterior (ou no início da manhã do dia do evento). Certifique-se de que todas as placas estejam colocadas, as tabelas estejam no lugar e a área de registro inclua crachás, lista de registro, canetas e papel.
  • Faça uma corrida prática - Se este for um evento grande ou complicado com muitas partes móveis, considere fazer uma corrida prática para ter certeza de saber onde tudo será configurado e quais pessoas precisam estar onde e quando.
  • Confirme todos os detalhes - O dia anterior é quase tão importante quanto o dia do evento. Confirme todos os detalhes principais e secundários que são importantes para o evento, como entrega de flores / decoração, pedido de comida, programação e viagem do orador convidado.
  • Verifique duas vezes o clima - Se parecer que está chovendo, implemente o Plano B para eventos ao ar livre e tenha guarda-sóis disponíveis e atendentes de estacionamento disponíveis para eventos internos. Mesmo que a chuva não faça mal a ninguém, as pessoas tendem a optar por não participar dos eventos quando há mau tempo.

Dia do Evento

  • Concluir configuração - Configure tudo o que você não conseguiu no dia anterior.
  • Comunicar - Certifique-se de que todos os funcionários, voluntários e fornecedores tenham cópias da programação, instruções e números de telefone de contato, caso precisem entrar em contato com alguém.
  • Contentar-se - Pague os fornecedores e agradeça-os.
  • Definir sinais de estacionamento - Se necessário, coloque placas de estacionamento que indiquem onde estacionar. Bloqueie áreas onde as pessoas não devem estacionar e podem tentar estacionar.
  • Conclua uma verificação de voluntário - Verifique com os voluntários se eles têm tudo de que precisam.
  • Dê boas-vindas calorosas - Não importa o que esteja acontecendo nos bastidores, cumprimente os convidados com um sorriso e diga que você está feliz por eles terem vindo.

Depois do evento

  • Escreva notas de agradecimento - Certifique-se de agradecer seus participantes, patrocinadores, doadores e voluntários após o evento. Um bilhete ou um telefonema percorrem um longo caminho, pois as pessoas gastaram seu tempo, energia e dinheiro para tornar seu evento um sucesso. Quando as pessoas se sentem apreciadas, é muito mais provável que voltem a participar. Aproveite a oportunidade para lembrá-los do que seu apoio ajudou a realizar.
  • Conclua uma análise completa - Analise seus custos, receitas e tempo estimado gasto para o evento para determinar quanto dinheiro você arrecadou para sua causa e quanto tempo demorou de você, sua equipe e voluntários. Use essas informações para decidir como proceder com um evento semelhante no futuro.

Planejar um evento de arrecadação de fundos pode ser um processo tranquilo com um plano bem delineado e uma ótima equipe. Lembre-se de manter o foco no panorama geral durante todo o processo e monitorar seu tempo e despesas para maximizar seus esforços de arrecadação de fundos.



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Andrea johnson é uma texana nativa que agora vive em Charlotte, N.C., com o marido e duas filhas. Ela gosta de correr, de fotografia e de um bom chocolate.


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