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Dicas de gerenciamento de projetos para o local de trabalho

foto de espaço de trabalho limpo com laptop ao lado de um pedaço de papel em branco
Sugestões vagas, como planejar com antecedência e trabalhar com inteligência em projetos, muitas vezes não fornecem conselhos detalhados para aumentar a eficiência. Além disso, aspectos como trabalho em equipe, ambiente de trabalho e moral às vezes são deixados de fora da conversa sobre produtividade e gerenciamento de projetos.

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Confira nossas ideias favoritas para manter você e sua equipe produtivos e com projetos em andamento. Afinal, DesktopLinuxAtHome existe para aumentar a produtividade, tornando simples a organização de grupos. Agora, vamos trabalhar!

Idéias práticas de gerenciamento de projetos

Essas ideias são diretas e fáceis de implementar ao aumentar os níveis de produtividade.



  • Assistir a uma aula - Para aprender a arte do gerenciamento de projetos, encontre um curso online ou um vídeo útil do YouTube que ensine o básico. O tempo que você dedica ao aprendizado provavelmente terá um efeito cascata em seu nível de eficiência.
  • Encontre o serviço de software certo - Pesquisa Capterra para encontrar o software adequado para o seu projeto. Quando uma organização completa utiliza o mesmo software, a produtividade de todos aumenta. Alguns de nossos favoritos são Trello, Teamwork, Redbooth, AirTable e Basecamp.
  • Faça uma lista - Hoje em dia existem tantas maneiras de fazer listas simples. De aplicativos robustos de smartphone e planilhas eletrônicas ao clássico papel e caneta, uma lista o ajudará a tirar a confusão de tarefas da cabeça e colocá-las em um espaço onde podem ser priorizadas.
  • Aumente a Diversidade - As empresas que contratam uma safra diversificada de talentos têm uma vantagem competitiva no que diz respeito à produtividade. Os gerentes de contratação procuram trazer pessoas que sejam diferentes das outras na equipe e que ofereçam uma nova perspectiva sobre os projetos.
  • Utilize formulários - Se você receber um grande número de e-mails sobre um determinado assunto, pode ser útil criar um formulário de solicitação usando o Formstack ou o Formulários Google. Versáteis e tão complexos quanto você precisa que sejam, os formulários são uma ferramenta fantástica para agilizar o gerenciamento de projetos.
  • Abrace um Gantt - Os gráficos de Gantt são um elemento básico do gerenciamento de projetos e funcionam bem para pessoas que aprendem visualmente ou precisam acompanhar vários projetos ao mesmo tempo. Pesquise modelos do Excel na Internet ou encontre um aplicativo que crie gráficos de Gantt básicos.
  • Criar descrições de trabalho - Se você tem um projeto complexo e de longo prazo, considere a criação de um organograma específico para o projeto ou uma descrição detalhada do trabalho para cada membro da equipe, mesmo voluntários.
  • Time Batching - Agrupe seu tempo juntos e conclua tarefas com interesses semelhantes ao mesmo tempo.
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  • Controle de Tempo - Usar uma solução como o TimeTap para rastrear o tempo que você gasta em certos projetos informará sua equipe enquanto você estima quanto tempo os projetos futuros levarão. Cassy Aite, cofundadora e CEO da Hoppier, recomenda monitorar religiosamente o tempo de sua equipe. “Embora aparentemente não tenha muito a ver com gerenciamento de projetos, é realmente crucial”, afirma Aite. Por um mês inteiro, Aite e sua equipe monitoraram o tempo do projeto enquanto trabalhavam. No final do mês, eles sabiam aproximadamente quanto tempo levava para realizar cada tarefa, tornando simples definir prazos realistas para projetos futuros.
  • Use APIs - Complementos como o Zapier podem conectar seus aplicativos favoritos e aumentar a produtividade geral. Brinque com as ferramentas que você já está usando e aprenda atalhos para integrá-las.
  • Ditado - Se você tende a ter ideias enquanto dirige ou faz várias tarefas, um dispositivo de ditado, um aplicativo para gravar memos de voz ou um smartphone com esse recurso pode ser um investimento fantástico. Os gravadores também são úteis para reuniões em ritmo acelerado em que você deseja estar presente em vez de tomar notas.
  • Faça backup do seu trabalho - Essa ideia pode parecer comum, mas todos os dias as pessoas perdem seus dados em acidentes. Crie um processo para fazer backup do seu trabalho conforme você avança ou invista em uma opção de backup como Box, Backblaze, Azure, Dropbox, Google Storage ou um dispositivo de disco rígido externo.
  • Procedimentos de Documento - Sean Clancy, Diretor de SEO da Edge Marketing, sugere a atribuição de procedimentos operacionais padrão para todas as tarefas para garantir a consistência em todos os setores. Com técnicas de referência, você pode identificar facilmente os funcionários que precisam de incentivo ou treinamento adicional.
  • Aplicativo de anotações - Mantenha todas as suas anotações de reuniões em um só lugar com um único aplicativo. Melhor ainda, torne-os pesquisáveis ​​por palavra-chave ou tag. Exemplos de ferramentas de anotação incluem Evernote, One Note, Google Docs e Bear. Não está pronto para entrar na era digital em suas anotações? Tudo bem! Tente escolher um caderno que seja fácil de digitalizar ou tire fotos de cada página quando terminar.

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Dicas de equipe para gerenciamento de projetos

As equipes são a força vital da empresa moderna. Freqüentemente, comitês e departamentos colaborativos compartilham trabalho e gerenciam projetos juntos. Essas dicas são feitas para as equipes que colaboram e compartilham informações.



  • Comunicação - Combine uma ferramenta para toda a empresa para se comunicar rapidamente durante o dia de trabalho. Embora o email possa ser útil ao se comunicar com pessoas fora de sua organização, vale a pena explorar soluções mais produtivas ao se comunicar brevemente com colegas no trabalho sobre tarefas. Considere o uso de um software de chat como Slack, Microsoft Teams, WhatsApp ou HipChat.
  • Atribuir um único proprietário do projeto - Drew Mandish, Diretor de Marketing Digital da ROI Amplified, aponta como um único proprietário de projeto permite que um indivíduo garanta que os cronogramas sejam seguidos e que as entregas sejam fornecidas. Esse processo evita que pequenos itens caiam pelas rachaduras e causem problemas maiores.
  • Go Agile - Adote um método ágil de gerenciamento de projetos para aumentar a produtividade do seu local de trabalho. Malte Scholz, CEO e cofundador da Airfocus, cita permanecer ágil como uma de suas principais dicas de gerenciamento de projetos, pois permite que sua equipe se adapte a prazos, stakeholders e metas. O método ágil é especialmente comum em empresas de tecnologia como a Airfocus, onde uma única mudança de condição pode mudar todo o seu projeto. Pesquise softwares como Jira, Zoho Sprints, GitLab e Scrumwise para transformar sua equipe em um processo ágil.
  • Simplifique os pagamentos online - Se você for uma empresa de varejo, serviço doméstico ou uma organização baseada em doações, considere adicionar um opção de pagamento online . Se você já tem essa opção, pense na experiência do usuário como uma equipe e descubra maneiras de torná-la melhor. A simplificação desse aspecto de um projeto aumentará a produtividade, a receita e diminuirá as perguntas.
  • Avalie a eficiência - De tempos em tempos, realize uma auditoria para avaliar a produtividade da empresa e comemorar as vitórias da equipe.
  • Incentive a autenticidade - Autenticidade é a prática de reconhecer sua experiência pessoal de quem você é e, em seguida, alinhar seu comportamento de acordo. Os funcionários verdadeiramente autênticos vivenciam mais coesão e conexão com suas equipes.

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Promova uma cultura de trabalho produtiva

Promova um ambiente emocionalmente seguro, fornecendo uma organização saudável onde os projetos prosperam. Modelo de alto engajamento e construção de confiança com seus funcionários, proporcionando uma cultura onde eles podem se concentrar e cumprir prazos como um grupo.

  • Compartilhe atualizações - Criar canais de comunicação interna eficazes. As pessoas precisam saber o que está acontecendo na organização, então seja inovador em como a comunicação é compartilhada. Considere uma plataforma de intranet ou uma cadência regular de reuniões de equipe projetadas para compartilhar informações internas, como prioridades de projetos e atualizações em toda a empresa.
  • Treine seus treinadores - Treine gerentes de projeto em táticas de coaching positivas para que estejam equipados para destacar os pontos fortes de sua equipe e oferecer incentivo quando as coisas ficarem difíceis. Traga um coach de nível executivo para mostrar a todos os truques e se reunir individualmente com cada gerente de projeto.
  • Traduzir propósito - De acordo com Harvard Business Review , um único funcionário inspirado pode produzir até 2,25 funcionários moderadamente satisfeitos. Encontre maneiras de inspirar e lembrar os membros da equipe sobre como estão executando a missão e a visão da empresa em seus projetos diários e o quanto isso é importante. Esses lembretes devem ser naturais e orgânicos, ao invés de forçados ou enlatados.
  • Relaxar - Reduza o estresse no local de trabalho, incentivando a atenção plena e a positividade, além de intervalos entre os projetos. O inimigo da produtividade no local de trabalho é o esgotamento, o estresse, a exaustão, a derrota e a fadiga da compaixão. Sua equipe precisa ser renovada e energizada para acompanhar o fluxo do projeto. Dica genial: Confira essas dicas para revigorando seus trabalhadores .
  • Mexa-se - Incentive os funcionários a irem à academia durante o almoço ou a dar um passeio vespertino pelo bairro ou alongamento entre blocos de tempo. 'Até mesmo mudar o local da reunião para a cafeteria da esquina ou para o parque do outro lado da rua fornece uma nova energia', disse Edward Belleville, Marketing de Conteúdo e Gerente de RP da Spacebase. Dica genial: Comece um programa de bem-estar empresarial com essas ideias e dicas .
  • Crie autoconsciência - Crie experiências que ajudem as pessoas a aprender mais sobre si mesmas e sobre os outros. Aumentar a empatia e a credibilidade relacional melhora a produtividade e o trabalho em equipe à medida que vocês lidam com projetos juntos e crescem como um grupo.
  • Inovar - Equipes que inovam criam altos níveis de produtividade e sinergia. Alexandra Zamolo, chefe de marketing de conteúdo da Beekeeper, explica como os membros da equipe podem ser mais produtivos quando são encorajados a serem criativos, inovadores e não tradicionais. Uma reunião de brainstorm serve como um bom pontapé inicial a cada semana para fazer com que as ideias fluam. Quer você tenha um novo projeto chegando ou esteja ficando sem tempo em um antigo, ter sua equipe junta em uma sala para apoiar uns aos outros em um projeto é gratificante.

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Crie um ambiente de escritório produtivo

O meio ambiente impacta a satisfação dos funcionários, a criatividade e os resultados do projeto. Certifique-se de fornecer à sua equipe um espaço de trabalho ideal, livre de preocupações com segurança e distrações.

  • Ofereça hospitalidade - Dê à sua equipe café, chá, água filtrada, frutas e lanches de graça para desfrutar enquanto eles trabalham nas tarefas. Quando os convidados vierem para reuniões ou entrevistas, ofereça-lhes café fresco ou água. Um pouco de hospitalidade ajuda muito a criar cordialidade e demonstrar cuidado no local de trabalho. Além disso, fornecer cafeína para líderes de projeto ocupados é uma vitória, vitória!
  • Think Ahead on Tech - Configure seu espaço de reunião com tecnologia simples, mas eficiente. Certifique-se de que todos saibam a senha do Wi-Fi, o número do suporte técnico, como projetar a tela e até mesmo como iniciar uma chamada de videoconferência improvisada.
  • Flex It - Ofereça horário de trabalho flexível. Nem todo mundo prospera no espaço básico de mesa 9-5. Ofereça aos funcionários uma porcentagem de tempo em que eles possam trabalhar onde quiserem ou estabeleça certos dias da semana como dias de trabalho e outros dias como dias de trabalho em qualquer lugar. Dar opções onde seus funcionários trabalham mostra confiança e se concentra na produção do projeto.
  • Atualização de tecnologia - Fornecer nova tecnologia. Parece tão simples, mas os funcionários podem aumentar instantaneamente sua produtividade quando recebem ferramentas de tecnologia atualizadas. Fornece laptops para os funcionários levarem seus computadores com eles para reuniões, espaço de armazenamento de arquivo expandido e vários monitores em cada mesa. Seus gerentes de projeto vão agradecer!
  • Ilumine o caminho - Dê aos funcionários a escolha de como é o nível de iluminação no escritório. Faça com que alguns espaços tenham luz natural apenas e, para outros, defina lâmpadas fluorescentes brilhantes e tudo mais. Permitir maneiras simples para os funcionários obterem controle sobre seu espaço e seus projetos irão disparar.
  • Adicionar Criatividade - Adicione elementos criativos ao seu espaço de trabalho para incentivar os funcionários a pensar de forma criativa e artística. Murais ousados, galerias de fotos e imagens de empresas ajudam muito na personalização de um espaço.
  • Adicionar Plantas - Plantas reais trazem cor e entusiasmo a qualquer espaço de escritório, elevando o humor e trazendo peças do exterior. Incentive os funcionários a trazer uma ou duas plantas ou tomar a iniciativa de adicionar algumas plantas de interior resistentes à decoração geral do seu escritório. Considere suculentas, cactos, bambu, lírios da paz, hera, plantas do ar, plantas de aranha e cobra.
  • Temperatura Ideal - Nem é preciso dizer que as mudanças de temperatura em um espaço de trabalho fazem uma grande diferença. Defina o termostato para 71-72 graus e permita que as pessoas se movam pelo prédio em um espaço com o qual se sintam confortáveis ​​ou instale ganchos para fazer com que seja fácil para as pessoas deixarem suéteres ou jaquetas em suas mesas para uso contínuo.
  • Levante-se - Ofereça aos membros da equipe a opção de escrivaninhas em pé, para que possam alternar entre sentar e ficar em pé enquanto trabalham. Dê bolas grandes de exercícios para quem quiser, além das cadeiras. Invista em uma variedade de opções de assentos de escritório para facilitar reuniões colaborativas.
  • Planeje a diversão! - Se seus projetos parecem chatos ou sem vida, faça algumas atividades divertidas algumas vezes por ano e aumente o moral da equipe. Usar essas ideias de noivado para envolver mais seus funcionários e quando chegar a hora de se aprofundar nos projetos, eles se sentirão mais motivados. Dica genial: Além de ideias de engajamento, experimente algumas dessas ideias de eventos para aumentar o moral dos funcionários .

Reconhecemos que é necessária uma equipe diversificada com estratégias inovadoras para alimentar uma organização de sucesso. Use algumas dessas dicas para transformar a maneira como você e sua equipe realizam seu trabalho. E saiba que estamos aqui torcendo por você no esforço de aumentar a produtividade no local de trabalho por meio de gerenciamento de projeto excepcional!

Erica Thomas é estrategista de marketing aqui na DesktopLinuxAtHome e adora se divertir com novas ideias para aumentar a produtividade.


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